Hibrid – Gyakran Ismételt Kérdések

Általános információk

Milyen operációs rendszer szükséges a Hibrid használatához?

A Hibrid felhő alapú szoftver, így használatához mindössze egy korszerű böngészőre van szüksége.

A kollégám elér egy widget-et, én viszont nem látom az elérhető kezdőlap elemek között. Miért?

Némelyik widget elérhetősége jogosultsághoz kötött, csak azok a felhasználók láthatják, akiknek az adott terület kezeléséhez joga van. Szükség esetén a felhasználói jogokat karbantartó adminisztrátor segíthet a megfelelő jogok kiosztásában.

Hogyan tudom változtatni a megjelenített hasábok számát a kezdőlapon?

A kezdőlap jobb felső sarkában, az „Elrendezés módosítása” gomb megnyomása után választhat az egy, két vagy három hasábos elrendezési formák közül. Változtatás után a korábban kihelyezett widgetek megmaradnak, de újra rendezésük szükséges lehet.

Feladatok

Mi az összefüggés bejelentés és jegy között?

Az ügyfél kéréseit Bejelentések formájában rögzítjük a rendszerben, ezek adatai az ügyfél felé többségében publikusak. A bejelentés megoldására belső jegyeket vehetünk fel, egy bejelentéshez akár több jegy is tartozhat. A bejelentés akkor zárul, amikor az utolsó kapcsolódó jegye is megoldásra kerül.

Hogyan keletkezhetnek bejelentések a Hibridben?

Bejelentések négy forrásból jöhetnek létre a Hibridben:

  • Kézzel történő rögzítéssel, például telefonos bejelentés esetén
  • E-mail postafiókba érkező levelek Hibrid általi, automatikus feldolgozásával
  • A kliensfelületen keresztül, ügyfél általi felvitellel
  • Rögzített szabályok alapján a Hibrid automatikusan is hozhat létre az időszakosan ismétlődő feladatokhoz bejelentéseket és jegyeket.

Mi a szerepe a különböző Bejelentés típusoknak?

A bejelentés típusokon több hasznos paraméter is beállítható, mely lehetővé teszi a feladatok megfelelő adminisztrációját, például a következőket is szabályozhatja:

  • Automatikus határidő számítás: az adott bejelentés típus esetében szükséges-e az automatikus határidő számítás, vagy arra nem vonatkozik előírás?
  • Kliens felületen nem látható: kliens felületen történő bejelentés leadáskor a kliensfelhasználó választhatja-e az adott bejelentés típust?
  • Tulajdonságok: milyen egyedi információkat kell bekérni, tárolni az adott bejelentés típus kapcsán? Ezek kötelezően bekérendő adatok-e a kliens felületen? A különböző statisztikákban, listákban legyenek-e láthatók, szűrhetők ezek az adatok?

Mi szükséges ahhoz, hogy a bejelentéseken működjön az automatikus határidő számítás (SLA)?

A legfontosabb feltételek közül az első kettő előzetes, egyszeri beállítást kíván:

  • Az ügyfél szerződésén megadásra kell kerüljenek az SLA elvárások (kezdési határidő, zárási határidő, nyitva tartás).
  • Az adott bejelentés típusára legyen engedélyezve az automatikus határidő számítás.
  • A konkrét bejelentésen ezután már csak annyi a teendő, hogy legyen kiválasztva az ügyfélnek legalább egy eszköze. Ez alapján a megfelelő szerződést, és a rajta szereplő SLA elvárást azonosítani tudja a rendszer, így a feladat felvételekor rögtön látható is lesz, mennyi idő van a bejelentés kezelésére.

Szeretném, hogy az automatikus határidő számítás az ünnep- és munkaszüneti napokat is figyelembe vegye. Mi a teendőm?

A Beállítások / Feladatok menüponton belül hozzáadhatja a rendszerhez a munkaszüneti napokat, illetve az áthelyezett munkanapokat is. Ennek megtörténte után az információkat a rendszer figyelembe fogja venni, amikor az automatikus határidő számítás történik egy bejelentés kapcsán.

Milyen státuszai lehetnek egy bejelentésnek?

A bejelentés státuszait jellemzően jegyeinek kezelése közben, automatikusan módosítjuk:

  • Nyitott: a bejelentés felvételre került, a munka még nem kezdődött meg egyetlen kapcsolódó jegyén sem.
  • Megkezdett: a bejelentéshez legalább egy, már megkezdett jegy tartozik.
  • Ügyfélre vár: a bejelentés összes eddig jegye zárult, de maga a bejelentés még nem zárható, mert az ügyfélre várunk, például, hogy a javítandó eszközhöz a hozzáférést biztosítsa.
  • Beszállítóra vár: a bejelentés összes eddigi jegye zárult, de nyitott alkatrész igény miatt a bejelentés újabb jegy felvételére vár.
  • Egyéb: a bejelentés összes eddigi jegye zárult, de valamilyen okból a bejelentés maga még nem zárható.
  • Lezárt: a bejelentés összes jegye zárult, nincs további teendő.

Milyen státuszai lehetnek egy jegynek?

  • Nyitott: a jegy felvételre került egy bejelentéshez, de a munka még nem kezdődött meg.
  • Megkezdett: a jegyen megkezdtük a munkavégzést.
  • Lezárandó: a közvetlen feladatvégzés befejeződött a jegyen, de a számlázáshoz még pénzügyi vagy technikai utóellenőrzés szükséges.
  • Lezárt: a jegy készen áll a számlázásra.
  • Elszámolt: a jegy számlázásra került.
  • Inaktivált: a jegy inaktiválásra került.

Hogyan rögzítsem a munkavégzés történéseit a Hibridben?

A jegy adatlap jobb oldalán, az Új történés gombra kattintással rögzíthetők a különböző események:

  • Hozzászólás: itt történhet bármilyen szöveges információ rögzítése a jegyhez. A belső célra szánt információkat belső megjegyzések formájában lehet felvinni, ezek az ügyfelek felé nem publikusak. A kliens felület segítségével vagy egy e-mail formájában az ügyfelek is hozzászólhatnak a jegyekhez.
  • Munkaidő: itt vihető fel egy adott munkafázis elvégzése után a ráfordított munkaidő. A felvitelhez
    A Hibrid egyik alapelve, hogy mindenki a maga felel saját erőforrásainak kezeléséért, ezért minden felhasználó csak saját magának könyvelhet el munkaidőt.
  • A munkaidő rögzítése több szempontból is kritikus: az ügyfél felé számlázási tételt generálhat, rezsiköltség szempontból is figyelembe veszi a rendszer, illetve a munkaidőt rögzítő felhasználó munkaidő nyilvántartásában is megjelenik.
  • Utazás: a munkaidőhöz hasonló okokból fontos: számlázási tétel keletkezhet belőle, illetve rezsiköltséget is jelent. A felvitelhez a gépjármű és az utazott km mennyisége kötelező adat, opcionálisan az utazás ideje is megadható, ez költségelemként és munkaidő nyilvántartási szempontból is hasznos.
  • Eseti költség: az ügyfél felé nem számlázandó eseti kifizetések rögzítésére szolgál, amit aztán a felhasználó el is számolhat a Hibridet üzemeltető munkaadójával. Példa: kiszállás helyszínén fizetendő parkolási díj.
  • Elvégzett műveletek: amennyiben a jegysablon alapján jött létre, akkor az abban meghatározott műveletek is a Történések között adhatók hozzá jegyhez. Ezek segítségével a leggyakoribb munkalépések elvégzését néhány kattintással, gépelés nélkül rögzíthetjük.

A feladat elvégzéséhez szükséges egy alkatrész, ami nincs készleten. Hogyan jelezhetem ezt a helyszínről beszerző felé?

A nyitott jegyeken Alkatrész igény formájában rögzíthetők a beszerzendő anyagok. Ennek nagy előnye, hogy mindig kéznél lesz az információ, melyik munkához volt szükség az adott anyagra. Egy alkatrész igényben egy cikkre vonatkozó beszerzési igény vehető fel. Az alkatrész igény eredeti jegye akár zárható is, az anyag beérkezése után a rendszer lehetőséget ad az adott bejelentés adatlapjáról való új jegy nyitásra, amin a beszerelés elvégezhető.

Munkatársaim gyakran ugyanazokat a szövegeket írják rá a munkalapokra. Hogy lehetne ezt automatizálni?

A Feladatok / Jegysablonok menüpontban létrehozható jegysablonok használata sok előnnyel jár:

  • Ha gyakran fordul elő egy adott probléma, a jegysablonban megadhat olyan szöveges adatokat, amik ezeket az ismétlődő felvitelek idejét töredékére csökkentik, mert az információk már eleve rajt lehetnek a jegyeken.
  • Ha jegy zárásakor kritikus fontosságú egy információ vagy szöveg szerepeltetése a munkalapon, a jegysablonokon belüli összegzés sablonok erre is használhatók. Akár több különböző összegzés sablon is felvehető, a helyszínen ezek közül gyorsan kiválasztható, amelyik éppen aktuális. Például: „A javítás megtörtént.” / „A javítás folyamatban, az eszköz nem használható.”
  • Ha egy munka gyakran azonos lépésekből áll, esetleg ezek megtörténtét kifejezetten dokumentálni is akarjuk, akkor a lépések Műveletek formájában felvehetők a jegysablonba. A jegyen ezután már néhány kattintással, gépelés nélkül dokumentálható az adott művelet elvégzése.

Szeretném, ha a rendszeresen ismétlődő teendőkről magától létrehozna jegyeket a rendszer. Hogy tudom ezt beállítani?

Mindössze két lépésben elvégezhető egy ilyen beállítás:

  • A Feladatok / Jegysablonok menüpontban hozzon létre egy jegysablont, ami tartalmazza az ismétlődő munka fontosabb elemeit (szöveges adatok, összegzés sablonok, műveletek).
  • A Feladatok / Ütemezett jegyek menüpontban hozzon létre egy új szabályt. Ebben megadhatja, melyik jegy sablon alapján, milyen feltételek teljesülése esetén szükséges az automatikus jegy létrehozás.

Hogyan tudok adott naptári naphoz igazítva automatikusan jegyet létre hozatni a Hibridben?

Az Ütemezett jegy létrehozásakor a Viszonyítási dátum mezőben válassza az „Adott napon” lehetőséget, majd a következő sorban adja meg a kívánt naptári napot. Ezután az Ismétlődési gyakoriság és Ismétlődési időegység mezőkkel azt is szabályozhatja, az adott naptól kezdődően milyen gyakorisággal (például 1 évente, vagy 3 havonta) szükséges a jegyek létrehozása.

Hogyan tudom elérni, hogy Ütemezett jegyek ne fix időponthoz kötődjenek, hanem az eszközök adatai alapján, dinamikusan kerüljenek kiírásra?

Ütemezett jegy létrehozásakor a Viszonyítási dátumban kiválaszthatók az eszközökhöz rendelt, dátum formátumú mezők is: a Beüzemelés dátuma és a Garancia lejárata mindig elérhető, illetve bármilyen dátum típusú egyedi mező, amely eszköz adatként létrehozásra került.

Ha például a feladat, hogy a beüzemelés után évente ellenőrizzük az eszközöket, olyan Ütemezett jegyet kell felvenni, melynél a Viszonyítási dátum a Beüzemelés dátuma mező. Akár arra is van mód, hogy a „Fordulónap eltolása” mező segítségével előre hozzuk a jegy kiírásának dátumát, hogy legyen idő a munkaszervezésre és a tényleges munkára még a határidő elérése előtt.

Ebben az esetben a Hibrid naponta ellenőrzi, van-e olyan eszköz a rendszerben, melynek beüzemelési dátuma alapján éppen szükséges az automatikus jegy létrehozás, és ha talál ilyet, a feladat kiírásra kerül.

Mire használható az Időnyilvántartás naptár?

Az Időnyilvántartás naptárban azok a munkaidők látszanak, melyeket a felhasználók a jegyekhez rögzítettek. A felület több célra is használható:

  • Önellenőrzés: a nap, vagy hét végén könnyen áttekinthető, mikorra milyen munkaidőket rögzített magának a felhasználó. Rögtön szemet szúr, ha egy adott időszakban nincs dokumentálva a felhasznált munkaidő, így ennek pontos adminisztrációja könnyebb
  • Szervezet ellenőrzése: megfelelő jogosultsággal mások adatrögzítése is megtekinthető a felületen, így egy vezető könnyen áttekintheti, mivel töltötték munkaidejüket munkatársai.

Ügyfelem kimutatást kér a vállalt elhárítási határidők teljesüléséről. Hol találom ezt az információt?

A Feladatok / SLA teljesülés menüpontban az összes, a rendszerben szereplő bejelentésre vonatkozóan megtekinthetők a bejelentési, megkezdési és zárási időpontok, illetve a kezdési és zárási határidők is. A lista természetesen XLS, XLSX vagy CSV formában is exportálható, így az adatokon további elemzés végezhető.

A jegyhez felhasznált alkatrészként hozzá rendeltem a raktárról több cikket is, a raktárkészlet listában azonban még mindig látom őket „Foglalt” jelzéssel. Mi ennek az oka?

A „Foglalt” mennyiség jelentése, hogy az még fizikailag raktáron van, de már nem felhasználható, mert jegyhez vagy foglaláshoz került hozzáadásra.

A jegyeken történő alkatrész felhasználás során a következő események történnek:

  • Alkatrész jegyhez rendelése: lefoglalja az adott mennyiségű cikket a raktárban. A készletraktárban még látszik az adott cikk, de a kérdéses mennyiség a Foglalt oszlopban szerepel.
  • Jegy lezárása: a foglalás lekerül az adott cikkről, és a megadott mennyiség kivételezésre kerül a raktárból.
  • Jegy újra nyitása: visszakerül a jegyhez rendelt cikkekből a megadott mennyiséget az eredeti raktár(ak)ba, foglalt státuszban.
  • Alkatrész törlése jegyről: törli a foglalást az adott mennyiségű cikkről, az újra szabad készlet a raktárban.

Saját munkalap formátumom van, szeretném, hogy a Hibrid ezt töltse ki automatikusan. Lehetséges ez?

Természetesen. A Hibridben a gyári munkalap mellett tetszőleges számú egyedi munkalap is kezelhető. A pontos igények egyeztetése után egyszeri fejlesztéssel elkészítjük az egyedi munkalap sablonját, melyet az Ön Hibridjébe feltöltve már használható is az egyedi munkalap.

Többféle munkalap formátumom is van. Lehetséges, hogy a jegyeknél választhassak, melyiket töltöm ki és íratom alá?

Igen, amennyiben a Hibridben több munkalap sablon is feltöltésre került, akkor minden jegynél eldönthető, melyik alapján történjen a tényleges munkalap generálása. Természetesen ez a mobil applikációban történő elektronikus munkalap aláírás esetén is igaz.

A kiszállások során minimálisra szeretném csökkenteni az adminisztrációs időt úgy, hogy a kritikus adatok (munkaidő, alkatrész felhasználás, utazások, helyszíni fényképes dokumentáció) mégis rögzítésre kerüljenek. Van erre mód?

Természetesen: erre a célra alkottuk meg a Hibridhez kapcsolódó mobil applikációt, mely jelenleg Android 4.2 és e fölötti verziókon elérhető. Ennek segítségével a munkák nagy része adminisztrálható, a munkalap elektronikusan aláírható és legenerálható, mindössze egy okostelefon segítségével. A funkciók jó része ráadásul offline, azaz internet elérés nélkül is működik, tehát akár egy gyártó csarnok belsejében lévő eszközről, offline készített képek is később gond nélkül felszinkronizálhatók a jegyhez.

Hogyan lehetséges a feladatok kiosztása, illetve felhasználók közti átadása?

A bejelentések és a jegyek esetében is alapvetően a Felelős mező szolgál arra, hogy láthatóvá tegyük, éppen melyik felhasználóhoz tartozik az adott feladat. Tippek a gyors kezeléshez:

  • Új jegy felvételekor is látható a Felelős mező, alapértelmezett értéke a jegyet rögzítő felhasználó. Ha ekkor már tudjuk, kinek szeretnénk kiosztani a jegyet, a Felelős mezőt rögtön az ő nevére is állíthatjuk.
  • Már felvett jegy esetében a jegy adatlap tetején, a „Módosítás” gombra kattintva felugró szerkesztő ablakban tudunk a Felelős mezőben más felhasználót választani.
  • Ha másvalakire osztott jegyet szeretnénk magunkra venni, akkor a jegy adatlapon ilyenkor látható „Birtokbavétel” gombbal ezt egy kattintással megtehetjük.

Megjegyzés: alacsony bejelentés szám (kevesebb, mint napi 10) és kevés (nagyjából 10) felhasználó esetén általában elegendő pusztán a Felelős mező használatával jelezni, melyik feladat kihez tartozik. Nagyobb szervezetekben, illetve nagy mennyiségű bejelentés esetén már célszerű erre a Munkaszervező felületet használni, mely plusz előnyökkel is jár:

  • Egyszerre több felhasználóra is rászervezhető a jegy, míg felelőse mindig csak egy lehet a feladatoknak.
  • A munkaszervezés során időben is tervezhetjük a feladat elvégzését, így új igény esetén rögtön látható, melyik felhasználó rendelkezik még szabad kapacitással.

A helyszínen kiderült, hogy plusz anyagra van szükség a munka befejezéséhez. Hogy érdemes ezt a Hibridben rögzíteni?

Ilyen esetben a jegyen új Alkatrész igény rögzítését javasoljuk. Ezzel többek között a következőket nyerjük:

  • A beszerző egy listában láthatja a különböző helyeken felmerült igényeket, az alkatrész igények szerkesztésével folyamatosan dokumentálhatja a beszerzések előre haladását, a várható érkezési időket, stb.
  • Az eredeti jegyen és bejelentésen is folyamatosan láthatók ezek az információk, tervezhető a feladat folytatása.
  • Az értesítési rendszernek köszönhetően a beszerző e-mailben is értesül róla, ha új igény merül fel a szervezetben, illetve az igények tulajdonosai is értesítést kapnak, ha olyan cikk kerül bevételezésre, melyre ők várnak. Így felesleges várakozási idők nélkül a megfelelő helyre kerülhet a beszerzett anyag.

Eszközök

Mi a különbség az Eszközök és a raktárkészlet listában lévő alkatrészek, cikkek közt?

A Hibridben szereplő Eszközök azok, melyekkel kapcsolatban a szolgáltatói, karbantartói tevékenységet végezzük. Ezekhez a berendezésekhez vagy logikai egységekhez kapcsolódik a munkavégzés, és sokszor ezek az Ügyfelek tulajdonában állnak. Néhány példa eszközökre a különböző piaci környezetekben:

  • Informatika: irodai munkaállomások, routerek, nyomtatók, …
  • Klíma technika: légtechnikai berendezések, kültéri egységek, beltéri egységek, …
  • Vagyonvédelem: riasztóközpont, érzékelők, jelzőegységek, …

A raktárkészleten tartott cikkek ezzel szemben a szolgáltató szervezet által beszerzett anyagok, melyeket vagy felhasznál a munkák során, vagy adott esetben belőlük új eszközöket hoz létre az ügyfeleknél. Néhány példa alkatrészekre az előzőekhez hasonlóan:

  • Informatika: merevlemez, memória, nyomtató patron, …
  • Klíma technika: hűtőgáz, filter, kompresszor, tisztító spray, …
  • Vagyonvédelem: akkumulátorok, kábelek, …

Mi a jelentősége annak, hogy melyik Eszköz kategóriába sorolom be az új eszközt?

Az Eszköz kategória több szempontból is meghatározó lehet:

  • Eszköz kategóriánként adható meg, hogy milyen egyéni tulajdonságokat szeretnénk a kategóriába tartozó eszközökön nyilvántartani, azaz adatlapjukon milyen mezők szerepeljenek. Az azonos kategóriába sorolt eszközökhöz azonos tulajdonságok rögzíthetők.
  • A jegyhez rendelt eszközök kategóriája alapján választja ki az ügyfél szerződései közül a megfelelőt a Hibrid, ami hatással van az árazásra és az automatikus határidő számításra is, hiszen ezek a paraméterek szerződésenként eltérhetnek.

Egy új fajta adatot szeretnék eltárolni az egyik eszközömről. Hogyan lehet új mezővel bővíteni az adatlapját?

Az eszköz kategóriája határozza meg azt, hogy az alá besorolt eszközök adatlapján milyen egyedi adatmezők jelenjenek meg. Ennek módosítása a következő módon a legegyszerűbb:

  • Az eszköz adatlapján láthatja, mely kategória alá került besorolásra.
  • Nyissa meg a Beállítások / Eszközök, alkatrészek / Eszköz kategóriák menüpontot. Szerkessze a szóban forgó eszközkategóriát, a Tulajdonságok mezőben adja hozzá a kívánt új értékeket, majd mentse el az eszköz kategóriát.
  • Az eszköz adatlapját megnyitva kattintson a Módosítás gombra, és az újonnan megjelent mezőbe máris beírhatja a kívánt adatot.

Mit tegyek, ha az Eszköz adatok módosításakor, Egyedi azonosító megadásakor azt írja rendszer, hogy „A megadott érték foglalt”?

Az Eszköz Egyedi azonosítója olyan érték kell legyen, mely egyértelműen azonosítja az adott eszközt, ezért ugyanaz az azonosító több eszközhöz nem vihető fel.

Ha tehát a fenti üzenetet kapja, akkor a beírt azonosító valamelyik másik eszköznél korábban már megadásra került. Az eszköz listában, az Egyedi azonosító oszlopban keressen rá erre az értékre, és módosítsa úgy az adatokat, hogy a szóban forgó egyedi azonosító csak a megfelelő eszköznél szerepeljen.

Hogyan tudok eszközt törölni a listából?

Mivel a rendszerben szereplő eszközök jellemzően nagy értékű, az ügyfelek tulajdonában álló készülékek, ezért ezeket egyszerű törlés helyett selejtezni lehet a rendszerben, melynek módja nagyon egyszerű:

  • Nyissa meg az érintett eszköz adatlapját
  • Kattintson az adatlap jobb felső sarkában a piros „Selejtezés” gombra.
  • Opcionálisan írjon rövid megjegyzést a selejtezés okáról a felugró ablakban.
  • Ezután az eszköz selejtezésre kerül, erről egy selejtezési jegyzőkönyv is generálódik, mely az adott eszköz adatlapjáról bármikor elérhető.

Ha később mégis szükség van egy selejtezett eszköz adataira, az eszköz listában az „Összes eszköz mutatása” mezőt bepipálva ezek ismét kereshetővé válnak, és adatlapjuk megnyitható.

Az eszköz adatlapon azt látom, hogy egy ütemezett jegy érinti az eszközt. Mit jelent ez?

A Feladatok / Ütemezett jegyek menüpontban lehetőség van olyan szabályokat alkotni, melyek akár több, például akár egy telephely összes eszközére feladatot írnak ki, amikor ennek eljön az ideje.

Az eszköz adatlapon külön listában láthatók az eszközhöz már korábban felvett, kapcsolódó jegyek, és az eszközhöz a jövőben, automatikusan rögzítésre kerülő ütemezett jegyek.

A tevékenységemből adódóan egyszerre nagyon sok eszközöm adata változott (például verziófrissítés miatt.) Hogyan tudok tömegesen, gyorsan módosítani az eszközeim adatain?

A Hibridben a rendszerben szereplő eszközök egyedi tulajdonságainak tömeges módosítására van mód. Ennek menete a következő:

  • A Beállítások / Eszközök, alkatrészek / Import/export / Eszközök menüpontban egy listát talál a rendszerben szereplő összes eszközről. Szűrje le a listát tetszés szerint, a módosítandó eszközökre, majd exportálja a lista tartalmát az Export gomb segítségével.
  • A letöltött XLSX fájlban módosíthatja az eszközök egyedi tulajdonságainak értékeit. Ügyeljen rá, hogy csak olyan érték adható meg, amelyik az adott tulajdonság kapcsán értelmezhető, például:
    • Logikai mező esetén csak IGAZ vagy HAMIS
    • Egész szám típusú mező esetén csak egész szám
    • Lista típusú mező esetén csak olyan érték, ami szerepel a mező lehetséges értékei közt.
  • Ha elkészült, mentse a fájlt, majd a Hibridben, az előző lista fölötti „Import” gombbal válassza ki és importálja vissza a rendszerbe a módosított adatokat. A Hibrid ellenőrzi a megadott értékeket, és ha mindent rendben talál, akkor az adatok azonnal felülíródnak a listában szereplő összes eszközön.

Ügyfelek

Ügyfelem e-mailben kéri a számlákat. Lehet ezt a Hibridben rögzíteni?

Igen: az ügyfél adatainak módosításakor a „Fogad számlázási e-maileket?” mező kipipálásával jelezheti, hogy ügyfelének ilyen tartalmú e-mailek küldendők. Ezután a megjelenő „Címzettek” mezőben adja meg a címzettek nevét, e-mail címét, és hogy a számla és/vagy számlarészletező PDF-ek közül melyeket szeretné számára kiküldeni. Egy ügyfélhez tetszőleges számú címzett felvehető.

Amikor új számla vagy díjbekérő kerül kiállításra a Hibridben, ügyfele azonnal megkapja azt e-mailben.

Mi a különbség az üzemeltetett és a nem üzemeltetett ügyfél között?

Új ügyfél felvitelekor az „Üzemeltetett ügyfél” mező kitöltésének különös jelentősége van. Ha ügyfelünk eszközeit üzemeltetni fogjuk, hozzá jegyeket szeretnénk rögzíteni, akkor pipáljuk ki az „Üzemeltetett ügyfél” mezőt, és adjuk meg mindazokat a paramétereket, amik az üzemeltetéshez lényegesek (telephelyek, szerződések, eszközök).

Ha viszont az ügyféllel csak eseti a kapcsolatunk – például csak egy manuális számlát kell neki kiállítanunk -, akkor hagyjuk üresen az „Üzemeltetett ügyfél” mezőt, így a rendszer nem is várja el a többi adat felvitelét.

Fontos azonban tudni, hogy új jegyet vagy bejelentést csak „Üzemeltetett ügyfél” jelölésű ügyfeleknek vehetünk fel.

Amikor új ügyfelet viszek fel, miért ajánlja mindig fel a rendszer, hogy hozzá telephelyet is rögzítsek?

A telephelyek azok a fizikai lokációk, ahol az ügyfelek eszközei megtalálhatók, és ahol a helyszíni javítások történnek. Üzemeltetett ügyfelek esetén tehát az eszköz nyilvántartásnak és a feladat nyilvántartásnak egyaránt alapfeltétele, hogy az ügyfél már rendelkezzen telephelyekkel, amikhez az előző elemek kapcsolódhatnak. Ezért javasoljuk, hogy új ügyfél felvitelekor történjen meg legalább egy telephely rögzítése is.

Általában hasonlítanak egymásra az ügyfelekkel kötött szerződéseim. Van arra mód, hogy ne kelljen mindegyiket esetében az összes paramétert kézzel felvinnem?

Meglévő szerződés alapján bármikor készíthető szerződés sablon. Ehhez az adott ügyfél adatlapján, a Szerződések tabon, a szerződés sorában válassza a „Mentés sablonként” opciót, szerkessze a kívánt módon az adatokat, majd mentse el az új sablont.

Új ügyfél felvitelekor a Szerződések tabon választhatja a „Hozzáadás sablonból” gombot, ekkor egy meglévő sablon alapján a szerződéses paraméterek kitöltésre kerülnek, melyeket természetesen mentés előtt még tetszőlegesen módosíthat.

Olyan ügyféllel van dolgom, akinek csak eseti munkát végzek, nincs vele keretszerződésem. Lehetséges ilyenkor is az automatikus számlázás?

Az automatikus számlázás célja, hogy a nyers erőforrás adatok (munkaidő, utazás, alkatrész) felvitele után azok automatikusan árazásra kerülhessenek egy kapcsolódó szerződés alapján.

A leírt esetben is van erre mód, a következőképpen:

  • A Pénzügy / Szerződés sablonok közt létre kell hozni egy szerződés sablont, melyet alapértelmezettként meg kell jelölni. (Ez akár egy meglévő szerződésből is másolható.) Ez fogja tartalmazni azokat az óradíjakat és egyéb adatokat, melyek alapján a leírt esetben számlázni szeretnénk.
  • A szóban forgó ügyfél „Eseti ügyfél” mezőjét igaz értékre kell állítani. Ennek jelentése, hogy az ügyféllel nem tervezünk karbantartási szerződést kötni, így a rendszer a következő engedményeket teszi:
    • Az ügyfél jegyei úgy is lezárhatók, ha az ügyfélhez nem vittünk fel szerződést.
    • Az ügyfél jegyei eszköz nélkül is lezárhatók, hiszen sokszor nem is szerepel a nyilvántartásunkban hozzá tartozó eszköz.
    • Az ügyfél jegyeihez rendelt alkatrészek eszközbe szerelése nélkül is zárható a jegy.
  • A jegy számlázásakor az első pontban írt szerződés sablon árai alapján történik meg a számlázandó tételek árazása.

Mi a kliensfelhasználók szerepe?

A kliensfelhasználók Ügyfelekhez rögzíthetők, ők az ügyfél dolgozói, akik a rendszer szempontjából passzív vagy aktív résztvevők is lehetnek:

  • A bejelentésekhez Bejelentőként felvihetők, kapcsolattartási adataikkal együtt. Így azonnal látható, kivel kell egyeztetni az ügyfél részéről az adott bejelentés kapcsán.
  • Az értesítési rendszer a Bejelentőként megjelölt kliensfelhasználóknak e-mail értesítéseket küldhet a bejelentés változásairól.
  • A megfelelő beállításokat követően akár a Hibrid számukra létrehozott kliensfelületére is beléphetnek, megtekinthetik a hozzájuk tartozó korábbi bejelentéseket és eszközöket, valamint új bejelentéseket is nyithatnak.

Új kliensfelhasználót szerettem volna felvinni, de a Hibrid szerint „A megadott e-mail cím már foglalt”. Hogy tudom rögzíteni az adatot?

A Hibrid szempontjából a kliensfelhasználók és a felhasználók e-mail címe egyedi kell legyen, egy e-mail cím csak egy személynél szerepelhet. Ennek oka, hogy a belépéskor e-mail cím alapján kerülnek azonosításra a kliensfelhasználók, felhasználók.

Ha a fenti üzenetet látja, akkor a Hibrid azért nem engedi menteni az e-mail címet, mert az már szerepel a rendszerben. Ilyenkor javasolt a Beállítások / Felhasználói adatok menüpontban a Felhasználók és a Kliensfelhasználók közt is rákeresni az adott címre, és megszüntetni a duplikációt.

Előfordulhat az is, hogy a korábbi, azonos e-mail című kliensfelhasználó adatai már törölve lettek – ha tehát elsőre nem találja a listában az egyező adatú személyt, próbálja bepipálni a lista fölött a „Törölt elemek mutatása” opciót is a keresés előtt.

Tudásbázis

Miben tud többet a Hibrid Tudásbázisa, mint egy megosztott mappa a hálózaton?

A Hibridben a Tudásbázis célja, hogy a benne tárolt információk, bejegyzések közül minden feladat kapcsán kéznél legyen, amire az adott feladathoz éppen szükség van. Ezt a következő módon érjük el:

  • Az egyes Tudásbázis bejegyzésekhez címkék rendelhetők, például: Windows 7, nyomtató, illesztőprogram
  • Az egyes eszközökhöz és jegyekhez is ugyan ezek a címkék hozzárendelhetők.

Amikor felveszünk egy jegyet, amihez „nyomtató” és „Windows 7” címkével ellátott eszközt rendeltünk, a jegyen a Tudásbázis gombot megnyomva minden olyan releváns bejegyzést látni fogunk, mely a címkék valamelyikével rendelkezik. A rendszer ráadásul a relevánsabb (azaz több egyező címkével rendelkező) bejegyzéseket előre is sorolja, azaz ezek a feladatot végző személynek azonnal rendelkezésére állhatnak.

A fő különbség tehát, hogy nem a felhasználónak kell az információt keresni, azt a rendszer már a meglévő információk alapján előkészíti számára.

Mit érdemes a Tudásbázisba felvinni?

Bármi olyan információt vagy adatot, ami a munkavégzést a helyszínen segítheti, felvihet a Tudásbázisba. Például:

  • Műszaki jellegű információt
  • Munkautasítást
  • Dokumentációt segítő anyagokat, például formanyomtatványokat
  • Stb.

Készletezés

Új áru érkezett. Hogyan vehetem ezt készletre?

Új áru bevételezéséhez a Készletezés / Raktárkészlet menüpontban kattintson a lista fölötti, Bevételezés gombra, majd a felugró ablakban kezdje meg az új bejövő számla rögzítését:

  • Számla adatai:
    • Amennyiben az áru számlával együtt érkezett, rögtön rögzítheti a számla összes adatát (például annak sorszáma, keltezése).
    • Ha az áru szállítólevéllel érkezett, akkor elegendő csak a kötelező mezőket megadnia ezen a ponton (beszállító, pénznem, fizetési mód). A pénzügyi adatokat később, akár más felhasználó is rögzítheti, amikor a számla beérkezik.
    • Számlatételek: az Új tétel hozzáadása gombbal kezdheti meg az egyes tételek felvitelét. Készletre kerülő áru esetében ehhez „Alkatrész” típusú tételként adja meg az adatokat. Az „Alkatrész” tétel felvitelét és a számla mentését követően rögtön készletre kerül az adott cikkből a megadott mennyiség. Lehetőség van rá, hogy a tételre vonatkozó pénzügyi adatokat csak később, akár másik személy adja meg. A számla hiánya tehát nem akadályozza a termék készletre vételét.

Az alkatrészek mellett egyéb tétel, például szállítási díj is szerepel a számlán. Hogyan rögzítsem ezt?

A bejövő számlán, az „Új tétel hozzáadása” gomb megnyomása után az Egyéb költség opciót választva tud olyan tételeket a számlához adni, melyek a készletezett cikkektől teljesen függetlenek.

Mi a különbség a szériaszámos és nem-szériaszámos cikkek közt? Tudom ezt a tulajdonságot utólag módosítani?

Szériaszámos cikkek esetében a bevételezés és a kiadás is példányonként, egyesével történik. (Az egyedi szériaszámok megadása ettől függetlenül nem kötelező.) A nem-szériaszámos alkatrészeknél elegendő a kívánt mennyiséget megadni a készletmozgásoknál.

A pontos készletnyilvántartás érdekében olyan cikk esetében, amelyikből aktuálisan készlettel rendelkezünk, nem ajánljuk ennek a beállításnak a módosítását.

Hogyan tudom a készlet adatokat exportálni?

Mint a Hibrid listáinak többsége, a Raktárkészlet lista is exportálható XLS, XLSX vagy CSV formátumba. Ennek lépései:

  • Nyissa meg a Készletezés / Raktárkészlet menüpontot
  • Szűrje le tetszőlegesen a lista tartalmát (raktár, kategória, cikk, stb.)
  • Kattintson a lista fölötti Export gombra, és válassza ki a kívánt fájlformátumot.

Hogyan hozhatok létre saját raktárat a technikusaimnak, melyhez kollégái nem férnek hozzá?

A Hibridben tetszőleges számú raktárat felvehet. Ezeket akár felhasználókhoz is rendelheti, így például minden technikus csak a saját raktárkészletéből használhat fel anyagot. Az új raktár létrehozásának módja:

  • A Beállítások / Eszközök, alkatrészek / Alkatrész raktárak menüpontban kattintson az Új raktár hozzáadása gombra
  • Adja meg az új raktár adatait. Tetszés szerint a raktár típusa lehet „Általános” vagy „Személyhez rendelt”, utóbbi esetben adja meg a hozzárendelt személyeket is.

Hogyan dokumentálhatom, ha két, készleten lévő részalkatrészből egy újat szerelek össze?

Tetszőleges számú, a készleten lévő részalkatrészből lehetséges egy új alkatrész összeszerelése. Ennek menete:

  • A Készletezés / Raktárkészlet listában keresse meg az első részalkatrészt, ehhez ha szükséges, szűrje / rendezze a listát.
  • Válassza ki a kívánt alkatrész úgy, hogy a sor elején kipipálja a jelölő négyzetet.
  • Folytassa az újabb alkatrészek kiválasztását az előzőekben leírtak alapján, ehhez nyugodtan módosítsa a lista szűrését vagy rendezését: a korábbi kiválasztások megmaradnak. A lista fölötti, „További műveletek” gomb felirata mutatja az aktuálisan kiválasztott alkatrészek számát.
  • Ha végzett az alkatrészek kijelölésével, nyomja meg a lista fölötti, „További műveletek” gombot, és válassza ki az „Összeszerelés” opciót.
  • A Felugró, Mennyiség megadása ablakban minden választott cikkre vonatkozóan meg kell adnia az összeszerelendő mennyiségeket vagy szériaszámokat.
  • A következő, „Összeszerelés” ablakban adja meg az új, összeszerelt alkatrész adatait, majd mentse el a műveletet.

Ekkor a rendszer kivételezi a készletről a választott részalkatrészeket, és bevételezi az újonnan létrejött alkatrészt. Ennek adatlapján bármikor megtekinthető a részeit képező alkatrészek listája, így visszakövethetők a beszerzési és egyéb adatok.

Hogyan számlázhatok kis leggyorsabban egyet a készleten lévő termékekből?

A Hibridben néhány kattintással számlát készíthet a készleten lévő cikkekből, a következő módon:

  • A Készletezés / Raktárkészlet lista menüpontot megnyitva válassza ki a kívánt raktárat, és a listában – szükség szerint akár szűréssel, rendezéssel – keresse ki az első, számlázni kívánt cikket.
  • Válassza ki a kívánt cikket úgy, hogy a sor elején kipipálja a jelölő négyzetet.
  • Folytassa az újabb cikkek kiválasztását az előzőekben leírtak alapján, ehhez nyugodtan módosítsa a lista szűrését vagy rendezését: a korábbi kiválasztások megmaradnak. A lista fölötti, „További műveletek” gomb felirata mutatja az aktuálisan kiválasztott cikkek számát.
  • Ha végzett az alkatrészek kijelölésével, nyomja meg a lista fölötti, „További műveletek” gombot, és válassza ki az „Eseti számlázás” opciót.
  • A Felugró, Mennyiség megadása ablakban minden választott cikkre vonatkozóan meg kell adnia az összeszerelendő mennyiségeket vagy szériaszámokat.
  • Ezután a Hibrid egy számla szerkesztő ablakot nyit, melyben már szerepelnek az Ön által választott cikkek számlatételként. A számla mentésekor megtörténik a cikkek készletről történő kivezetése.

Hogyan mozgathatok anyagot a raktáraim között?

A készletezett cikkek raktárak közti mozgatása ezzel a pár kattintással megoldható:

  • A Készletezés / Raktárkészlet lista menüpontot megnyitva válassza ki a kívánt forrás raktárat, és a listában – szükség szerint akár szűréssel, rendezéssel – keresse ki az első, mozgatni kívánt cikket.
  • Válassza ki a kívánt cikket úgy, hogy a sor elején kipipálja a jelölő négyzetet.
  • Folytassa az újabb cikkek kiválasztását az előzőekben leírtak alapján, ehhez nyugodtan módosítsa a lista szűrését vagy rendezését: a korábbi kiválasztások megmaradnak. A lista fölötti, „További műveletek” gomb felirata mutatja az aktuálisan kiválasztott cikkek számát.
  • Ha végzett az alkatrészek kijelölésével, nyomja meg a lista fölötti, „További műveletek” gombot, és válassza ki a „Raktárak közti tranzakció” opciót.
  • A Felugró, Mennyiség megadása ablakban minden választott cikkre vonatkozóan meg kell adnia az összeszerelendő mennyiségeket vagy szériaszámokat.
  • Ezután a következő ablakban megadhatja a tranzakció célraktárát, majd a Mentés gombra kattintva véglegesítheti a készletmozgást.

Hogyan foglalhatok le termékeket a raktárkészleten?

A Hibridben Foglalásokat hozhat létre, melynek lényege, hogy valamely, a készleten lévő cikkeket egy adott célból lefoglaljunk, így azokat a többi felhasználó nem tudja a készletről kimozgatni. A Foglalásoknak több típusa is van, attól függően, hogy milyen célból hozzuk azt létre:

  • Raktári tranzakció: a foglaláson összegyűjtött cikkeket másik raktárba szeretnénk mozgatni.
  • Értékesítés jegyen: a foglaláson összegyűjtött cikkeket jegyhez szeretnénk rendelni
  • Eseti értékesítés: a foglaláson összegyűjtött cikkeket számlázni szeretnénk

Foglalás létrehozásához a Készletezés / Foglalások menüpontban, a lista feletti „Új foglalás hozzáadása” gombra kell kattintani.

A Foglalásokról (típustól függetlenül) szállítólevél nyomtatható. A szükséges adatok megadása után a Foglalás menthető, majd a megnyíló adatlapon a Cikk hozzáadása gombbal elkezdhető a forrás raktárból a cikkek összegyűjtése.

Ha elkészültünk, a Foglalás adatlapjának tetején a Véglegesítés gombbal véglegesítjük a foglalást, ezután történhet meg a tényleges készletmozgás.

A készleten lévő alkatrészeken rengeteg műszaki tulajdonságot tárolok egyedi mezőkön. Amikor jegyen eszközt készítek belőlük, megoldható, hogy ezek az eszközre is átmásolódjanak?

Természetesen: a Hibridben a készleten lévő alkatrészeken és az üzemeltetett eszközökön is kezelünk egyedi mezőket, és ezek ugyanabból a listából választhatók.

Amikor az alkatrészből eszközt készítünk a jegyen, és az új eszköz kategóriájának, valamint az alkatrész kategóriájának vannak közös tulajdonságai, ezekhez mind másolásra kerülnek az alkatrésznél szereplő adatok.

Van lehetőség csak kiválasztott cikkekre vonatkozó leltárt készíteni?

Igen. A Hibridben egy leltárív egy meghatározott raktárra vonatkozik. Ezen belül azonban szabadon összegyűjthetjük a leltározandó cikkeket, természetesen ez jelentheti akár a teljes raktár leltározását is.

A Készletezés / Leltárívek menüpontban, a szóban forgó leltár adatlapját megnyitva, a „Tételek hozzáadása” gombbal érhető el a leltározandó cikkek kiválasztó felülete. A sorok elején lévő jelölőnégyzetek segítségével adható meg, milyen tételeket szeretnénk a listához adni.

Szolgáltatások

Mit jelent az, hogy a jegyekhez szolgáltatásokat is rögzíthetek?

A Hibridben Szolgáltatásnak nevezzük azt, amikor egy igény teljesítését nem magunk végezzük, hanem ehhez egy harmadik felet vonunk be. A szolgáltatás felhasználások nyomon követésével hasznos információkhoz jutunk:

  • Tudni fogjuk, hogy pontosan milyen szolgáltatásokat vettünk igénybe
  • Az igénybe vett szolgáltatásoknak a beszerzési és az eladási ára is rögzíthető, ily módon részt vesz ez az elem is a különböző költség-haszon elemzésekben.
  • A szolgáltatóval való elszámolást segíti, hogy bármikor láthatjuk, adott fajta szolgáltatást kitől, hányszor, mennyiért rendeltünk meg.

A jegyen tehát valójában azt rögzítjük, amikor egy szolgáltatótól egy adott szolgáltatást esetileg igénybe veszünk.

Van olyan partnerem, akitől havi rendszerességgel szolgáltatást veszek igénybe, majd továbbadom azt egy ügyfelemnek (például szoftverlicensz díj). Lehet ezt automatikusan kezelni?

Az időszakosan, rendszeresen közvetített szolgáltatásokat javasoljuk az Ügyfél szerződésén, a számlázási adatok közt rögzíteni. Ennek előnye, hogy a szolgáltatás felhasználás ténye a szerződésen megadott időszaknak megfelelően, automatikusan dokumentálásra kerül a Hibridben, aminek köszönhetően mind az Ügyfél felé történő számlázás, mind a szolgáltatói elszámolás egyszerűbbé válik.

Hogyan ellenőrizhetem, hogy partnereim valóban azokat a szolgáltatásokat számlázzák-e nekem, amiket igénybe vettem?

A Szolgáltatások / Értékesített szolgáltatások menüpontban mindig megtalálja azokat a szolgáltatás felhasználásokat, melyeket még nem rendelt bejövő számlatételhez, azaz melyekre a szolgáltatótól még számlát vár.

Ez a lista is a megszokott módon szűrhető, kereshető és exportálható is, így akár könnyedén készíthet tételes teljesítési igazolást is partnere felé, akivel az elszámolás így hatékonyabb lehet.

Egy szolgáltató számlát küldött az általam megrendelt szolgáltatásról. Hogyan rögzítsem ezt?

A Pénzügy / Számlák / Bejövő számlák menüpontban tud új bejövő számlát nyitni, vagy meglévőt szerkeszteni.

A rendszerben már rögzített szolgáltatás felhasználásokhoz úgy tud bejövő számlatételt rendelni, hogy az „Új tétel hozzáadása” gombra kattintva a Havidíjas szolgáltatás vagy Eseti szolgáltatás lehetőséget választja, attól függően, hogy szolgáltatáshoz kapcsolódó havidíjról vagy eseti (például jegyen keletkezett) díjról van-e szó.

Pénzügy

Lehetséges a jegyektől független, manuális számlakészítés is?

Természetesen. A Hibrid számlázó modulja önállóan is használható, tehát az ügyfeleknek az aktuális előírásoknak megfelelő, hiteles számlák állíthatók ki, akár manuálisan, akár automatikusan.

Mit jelent az automata számlázás a Hibridben?

A Pénzügy / Automata számlázás menüpontban a karbantartási szerződésekkel kapcsolatosan tud automatikusan számlákat generálni. A következő lehetőségékeket találja itt:

  • Lezárt jegyek számlázása: ha több jegy számlázási tételeit szeretné egy számlán kiszámlázni, akkor ezt az opciót javasoljuk. Az ügyfél választása után kiválaszthatja a kívánt jegyeket, és már el is készíti a rendszer a számlát.
  • Szerződés időszaki számlázása: ebben az esetben az ügyfél egy vagy több szerződését és az időszakot kiválasztva az összes, ahhoz kapcsolódó tétel számlázásra kerül (időszakos díjak és az időszakban lezárt, számlázandó jegyek tételei egyaránt).
  • Havi számlázás: mindössze a számlázandó naptári hónapot kell megadnia, és a Hibrid önállóan végig nézi az összes szerződést. Ha ezekkel kapcsolatban számlázandó tételt talál (például aktuális a következő időszakos díj terhelése vagy lezárásra került egy jegy), akkor azokat ügyfelenként egy új számlára előkészíti. Az Ön feladata már csak a számlák gyors átnézése és kiállítása. Ezzel a funkcióval a havi, rendszeres számlakiállítás időigénye percekre csökkenthető.

Automatikus számlázáskor van lehetőségem felülvizsgálni a tételeket, mielőtt a számla kiállításra kerül?

Igen: az automatikus számla generáláskor a Hibrid egy új számlára összekészíti az ügyfélszerződések, jegyek, stb. alapján számlázandó tételeket, azonban ez még nem kiállított számla, Ön szabadon áttekintheti és szükség szerint akár törölheti is, hogy például a számla alapjául szolgáló jegyeket vagy szerződéseket módosítsa.

Hogyan tudok kimenő számlát sztornózni vagy helyesbíteni?

A számlalista utolsó oszlopában, a „Műveletek” gombra kattintva jelenítheti meg az adott számla esetében elérhető műveleteket. Ezek a számla állapotától függően lehetnek aktívak vagy inaktívak, például csak „új” státuszban a számlát még szerkeszteni és törölni lehet, kiállított státuszú számlát azonban már csak helyesbíteni és sztornózni.

Mikor kap sorszámot a számla?

A Hibridben amíg a számla új státuszban van, addig szabadon szerkeszthető a tartalma, és akár törölhető is. A számla kiállításkor kap sorszámot, és ekkortól természetesen a számla tartalma és megjelenése is változtathatatlan.

Többféle számlasorszámot is használok. Mitől függ, hogy melyik sorszám tartományból kap sorszámot a számla?

A Hibrid képes több számlakibocsátót is kezelni, és ezek mindegyikéhez lehet felvinni legalább egy, de egyébként tetszőleges számú számla sorszám formátumot.

Amikor számlakiállítás történik, akkor a számlakibocsátó megadása után a hozzá rendelt sorszám formátumok bármelyike használható.

Ha a számla automatikus úton – például szerződés számlázásával – keletkezik, akkor természetesen ezeket az adatokat a rendszer az ügyfél szerződésén rögzített információkat felhasználva előre kitölti.

Hogy tudom letölteni az elkészült számlákat?

Ha egy számlát szeretne PDF formában letölteni, elegendő a számla listában, a jobb szélen lévő oszlopban a „Műveletek” gombra kattintani a megfelelő számla sorában. A lehetséges műveletek közül válassza a „Letöltés” lehetőséget.

Ez PDF formában eredményül adja a kiválasztott számlát, a használt böngészőtől függően ez vagy új böngésző tab-ban nyílik meg, vagy fájl formájában letöltésre kerül a számítógépre.

Az „Új” státuszú számlák is letölthetők ellenőrzés céljából, ilyenkor „MINTA” felirat látható rajtuk. Természetesen a kiállított számlákon ez a felirat már nem szerepel.

Egyszerre nagyobb mennyiségű kimenő számlát kellene letöltenem a rendszerből. Meg tudom ezt tenni csoportosan is?

Természetesen. A Pénzügy / Számlák / Kimenő számlák listát szűrje le az oszlopok feletti szűrőmezők segítségével úgy, hogy a letölteni kívánt számlákat tartalmazza. Ezután kattintson a lista feletti „Csoportos letöltés” gombra. A felugró ablakban kiválaszthatja, hogy pontosan milyen adatokat tartalmazzon a letöltött, tömörített állomány:

  • Számlák: a kijelölt számlák, PDF formátumban
  • Részletezők: a számlához tartozó részletező, PDF formátumban (csak jegyekből generált számlák esetén)
  • Részletezők (XLSXL): a számlához tartozó részletező, XLSX formátumban (csak jegyekből generált számlák esetén)
  • Aláírt munkalapok: ha a kiválasztott számlák közt van, amelyik jegy alapján készült, és a jegyhez elektronikusan aláírt munkalap is mentésre került, akkor ez PDF formátumban bekerül az állományba
  • Aláíratlan munkalapok: minden, a számlához tartozó jegy alapján egy aláíratlan, PDF formátumú munkalap generálódik
  • Jegyhez csatolt fájlok: minden állomány, ami a számlák alapját képező jegyekhez került csatolásra
  • Mappákba rendezés: ha ezt a mezőt bepipálja, a letöltött állományon belül számlánként külön-külön mappába kerülnek a fájlok. Ez akkor javasolt, ha sok kapcsolódó dokumentum letöltését választotta az előzőek közül.

Ügyfelem kérése, hogy a számla küldésekor mellékeljem az adott időszak munkalapjait is. Lehet ezt automatizálni?

Igen: a Pénzügy / Számlák / Kimenő számlák listájának Csoportos letöltés funkciójával ez csak pár kattintás.

A számla listát szűrje le az oszlopok feletti szűrőmezők segítségével úgy, hogy a letölteni kívánt számlát tartalmazza. Ezután kattintson a lista feletti „Csoportos letöltés” gombra. A felugró ablakban jelölje be, hogy a számlán kívül az aláírt (és / vagy igény szerint az aláíratlan) munkalapokat is tartalmazza a letöltött állomány.

Átalány díjas ügyfeleimnek be szeretném mutatni, hogy milyen teljesítések történtek az adott számlához kapcsolódó időszakban. Van ennek egyszerűbb módja, mint az összes munkalapot átadni?

A Hibrid minden automatikusan, jegyek alapján készült számla mellé generál számlarészletezőt is, mely PDF vagy XLSX formátumban is letölthető.

Ez a számlázott szerződések alap adatain felül egy részletes listát is tartalmaz az adott időszakban elszámolt bejelentésekről: ki, mikor milyen bejelentést tett, illetve mikor és milyen eredménnyel zárult a bejelentés.

A számlarészletező letöltéséhez kattintson a számla lista jobb oldalán, a Műveletek gombra, majd a felugró ablakban válassza a Részletező vagy Részletező (XLSX) lehetőséget.

Hogyan tudom árazni a jegyre rögzített, számlázandó elemeket?

A jegy adatlapon a Pénzügyi adatok felület lista szerűen összegezve tartalmazza azokat a tételeket, amik a jegy alapján számlázásra kerülhetnek. Ezek lehetnek:

  • Munkaidő
  • Utazás
  • Alkatrész
  • Szolgáltatás
  • Egyéb, manuálisan hozzáadott tétel

Hogyan tudom szabályozni, hogy a jegyet számlázhatja-e automatikusan a rendszer, vagy sem?

Amíg egy jegy nincs lezárva, szabadon megadható, hogy számlázás szempontjából hogyan kell azt kezelni. Ehhez a jegy „Számlázandó” mezőjének értékét kell megfelelően beállítani. A lehetséges értékek:

  • „Automatikusan”: a jegyet a hozzá kapcsolódó szerződés számlázásakor automatikusan figyelembe veszi a rendszer, és a kapcsolódó számlatételek számlára kerülnek.
  • „Nem”: a jegy nem számlázandó, például mert garanciális munkát tartalmaz. A szerződés számlázásakor a jegy „Elszámolt” státuszba kerül, de számlatételeket nem generál a számlára.
  • Részben: a jegyhez kapcsolódó számlatételekről a jegyen, egyesével adható meg, hogy azok számlázandók-e vagy sem. Például a felhasznált anyag kerüljön számlázásra, de a munkaidő nem, mert az az átalánydíj része.
  • Esetileg: a szerződések automatikus számlázásakor az ilyen jegyekkel nem történik semmi, Lezárt státuszban maradnak, amíg manuálisan kiszámlázásra nem kerülnek. A Pénzügy / Eseti számlák menüpontban bármikor megtalálja az így beállított jegyek listáját.

Mit tud automatikusan kiszámlázni a Hibrid?

A Pénzügy / Automata számlázás menüpontban a karbantartási szerződésekkel kapcsolatosan tud automatikusan számlákat generálni, ezekre a számlákra a következő forrásokból kerülhetnek tételek:

  • Ügyfél szerződésről: az időszakos díjak és a rendszeresen számlázandó szolgáltatások
  • Jegyekről: munkaidők és utazások (az ügyfél szerződés szerinti árazással), felhasznált alkatrészek és szolgáltatások és egyéb, manuális számlatételek.

Lehetséges követni a Hibridben a kiállított számlákon lévő kintlévőséget?

Természetesen, a Hibridben a kimenő számlákhoz befizetéseket, a bejövő számlákhoz kifizetéseket is kapcsolhat, így rendelkezésre áll az információ a még rendezetlen számlákról.

A pénzmozgások követése akár automatizáltan is történhet, a banki számlamozgásokat tartalmazó fájl feldolgozásával a rendszer igyekszik a pénzmozgásokat a számlákhoz kapcsolni, Önnek csak jóváhagyni kell ezeket a kapcsolatokat. (Amennyiben az Ön bankja nem szerepel a funkcióban kiválaszthatók közt, kérjük jelezze ezt számunkra, és megvizsgáljuk a bővítés lehetőségét.)

Elrontottam valamit, de már elkészült a kimenő számla! Mit tehetek?

A Hibridben, mint ahogy az az egyszerű számlázó programokban is megszokott, szintén lehetséges a kiállított számlák sztornózása. Ilyenkor, ha a számla automatikusan készült, akkor a rendszer újra számlázhatóvá teszi azokat az elemeket, melyek az eredeti számlához kapcsolódtak:

  • A szerződés érintett időszaka újra számlázhatóvá válik. Ha szükséges, módosítsa a szerződés paramétereit az újra számlázás előtt. A számlához kapcsolódó jegyek is újra Lezárt státuszúak lesznek. Ha szükséges, a jegy újra nyitása után módosítsa az adatait, majd végezze el újra a számlázást a Pénzügy / Automata számlázás funkcióinak segítségével.
  • Ha a számla készletről, esetileg értékesített tételt tartalmazott, az a tétel visszakerül készletre, és újra kiszámlázhatóvá válik.

Munkatársaim saját járműveikkel is közlekednek alkalmanként. Segíti a rendszer ennek nyomon követését?

Igen, utazás rögzítésekor a felhasználók a használt gépjárművet is megadhatják. A Pénzügy / Elszámolások / Belső üzemanyag elszámolás menüpontban ezekről az utazásokról egy listát találhat, melyet könnyen szűrhet igényeinek megfelelően. Az aktuális, elszámolandó időszaknak megfelelő üzemanyag normák megadása után a kiválasztott utazásokat elszámoltra állíthatja, ezzel egyidejűleg a rendszer kiszámolja az adott utazáshoz kapcsolódó költséget.

Üzleti analitika

Jellemzően átalánydíjas szerződéseim vannak ügyfeleimmel. Képes a rendszer kimutatni, hogy melyikük esetében nyereséges vagy veszteséges az együttműködés?

Természetesen: mivel a rendszer integráltan tartalmazza a feladat- és készletkezelést valamint a számlázást, ezért komplex kimutatások is készíthetők a bevitt alapadatokból.

Erre egy példa az Üzleti analitika / Ügyfél egyenleg riport, melyben tetszőleges időszakra vonatkozóan azonnali információt kaphat arról, hogy mely ügyfelek esetében termelt nyereséget és melyek jelentettek veszteséget. Ehhez a rendszer figyelembe veszi a számlázott tételeket, az értékesített alkatrészeken elért árrést, az értékesített szolgáltatásokon elért árrést, illetve a feladatok során keletkezett utazási, munkaerő és eseti költségeket is.

Mire használhatom a Munkaidő kihasználtság riportot?

Az Üzleti analitika / Munkaidő kihasználtság menüpontban gyors áttekintést kaphat arról, hogy az egyes felhasználók az elméleti, napi 8 munkaórához képest mennyi időt rögzítettek a Hibridben a feladatokhoz. Ez több szempontból is hasznos információt jelenthet:

  • Az optimális munkaidő kihasználtság mértéke szervezetenként más és más. Ha ez túl alacsony, akkor munkatársainak ideje kihasználatlan, ha túl magas, akkor ez túlterheltségre utal. A riport segítségével nyomon követheti, hogy tetszőleges időszakokban hogyan alakult ez a terheltségi mutató, így a múltbeli adatokat is figyelembe véve időben felkészülhet egy időszakos vagy állandó terhelés változásra.
  • Ha szerződései óradíjas elszámolást is tartalmaznak, kritikus fontosságú, hogy a számlázandó órák bekerüljenek a rendszerbe, hiszen ebből keletkezik a számlázott bevétel egy része. Ebből a kimutatásból könnyen láthatja, ha van olyan felhasználó, aki bármilyen ok miatt a szokásosnál jóval kevesebb munkaórát rögzített.

Szeretnék nyers adatokat kiexportálni a rendszerből, hogy eseti elemzéseket végezzek rajtuk. Hol találom ezeket?

A Pénzügy / Bevételi riportok, illetve a Pénzügy / Költség riportok menüpontokban olyan gyűjtőlistákat talál például az aktuális szerződés állományról, a rögzített munkaidőkről vagy éppen az értékesített alkatrészekről, melyek szűrésével akár a rendszeren belül is gyors áttekintést kaphat az eredményekről. Amennyiben bonyolultabb összefüggéseket szeretne elemezni, az itt leszűrt listák a rendszeren kívülre is exportálhatók.

Kliens felület

Ügyfeleim igénylik, hogy elektronikusan is bejelenthessék problémáikat. Van erre mód?

Természetesen: a Hibrid egy dedikált kliens felülettel rendelkezik, melyre azok a kliensfelhasználók léphetnek be, akikhez e-mail cím és jelszó is hozzárendelésre került. Ők – jogosultságaiktól függően – a hozzájuk tartozó eszközöket, bejelentéseket nyomon követhetik, és újakat is vehetnek fel.

Amennyiben az ügyfél bejelentések egy dedikált e-mail postafiókba érkeznek, a Hibrid arra is képes, hogy ezt a postafiókot figyelje, és a beérkező e-mailek alapján automatikusan bejelentéseket hozzon létre a rendszerben.

Hogyan szabályozhatom, ki tud belépni a kliens felületre?

A kliens felületre kizárólag azok a kliensfelhasználók tudnak belépni, akiknek az e-mail címe rögzítésre került a rendszerben, és hozzájuk egy jelszó is beállításra került. Feltétel továbbá, hogy aktív legyen az adott kliensfelhasználó, tehát törölt ügyfelek vagy meglévő ügyfél törölt kliensfelhasználója nem fér hozzá az adatokhoz.

Szeretném limitálni, hogy ügyfeleim csak bizony bejelentés típusokba tartozó bejelentéseket nyithassanak a kliens felületen. Megoldható?

A Hibridben a bejelentés típusok testre szabásával ez is megoldható. Ehhez a Beállítások / Feladatok / Bejelentés típusok menüpontban tudja szerkeszteni az egyes elemeket. Amennyiben a „Kliens felületen nem látható” mezőt kipipálja, az adott bejelentés típus a mentést követően már nem lesz választható a kliensfelhasználók számára új bejelentés hozzáadásakor.

Az ügyfelektől érkező bejelentések sokszor nem elég pontosak, plusz idő és egyeztetés szükséges az alapvető információk tisztázásához is. Hogy tudnék ezen javítani?

A Beállítások / Feladatok / Bejelentés típusok menüpontban, a bejelentés típusok szerkesztésekor azt is szabályozhatja, milyen Tulajdonságok tartozzanak egy-egy bejelentés típushoz, és hogy ezt az információt kötelező-e megadni a kliensfelületen.

Például ha hibabejelentések esetén Önnek kritikus az az információ, hogy hány felhasználót érint a hiba, akkor a „Hibabejelentés” bejelentés típushoz felveheti tulajdonságként az „Érintett felhasználók száma” mezőt, és ennek kitöltését kötelezővé teheti. Így ezen adat nélkül a kliens felületen többet nem adható le Hibabejelentés.

Felhasználók

Mitől függ, hogy melyik felhasználó melyik funkciót használhatja?

A Hibridben szinte minden funkcióhoz és menüponthoz külön jogosultság tartozik. Ezeket a jogosultságokat szerepkörökhöz rendelheti, melyekből tetszőleges számú létrehozható a rendszerben (például: technikus, beszerző, pénzügyes, műszaki vezető, stb.).

A felhasználókhoz természetesen tetszőleges számú szerepkört hozzárendelhet, így egyszerűen bővítheti vagy csökkentheti az általuk elért funkciók számát, ha ebben változás szükséges.

Nem tudok új felhasználót felvinni. Mi lehet az oka?

A leggyakrabban két okra vezethető vissza egy ilyen probléma, a felvitelkor kapott hibaüzenet segít beazonosítani a konkrét okot:

  • A Hibrid aktiválására használt licensz kulcsban szereplő felhasználói szám elérésre került, ezért több felhasználó nem rögzíthető. Ebben az esetben kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot a licensz bővítésével kapcsolatban.
  • A felhasználó e-mail címe már szerepel a rendszerben: A Hibrid szempontjából a kliensfelhasználók és a felhasználók e-mail címe egyedi kell legyen, egy e-mail cím csak egy személynél szerepelhet. Ennek oka, hogy a belépéskor e-mail cím alapján kerülnek azonosításra a kliensfelhasználók, felhasználók.

Ha a fenti üzenetet látja, akkor a Hibrid azért nem engedi menteni az e-mail címet, mert az már szerepel a rendszerben. Ilyenkor javasolt a Beállítások / Felhasználói adatok menüpontban a Felhasználók és a Kliensfelhasználók közt is rákeresni az adott címre, és megszüntetni a duplikációt.

Előfordulhat az is, hogy a korábbi, azonos e-mail című kliensfelhasználó adatai már törölve lettek – ha tehát elsőre nem találja a listában az egyező adatú személyt, próbálja bepipálni a lista fölött a „Törölt elemek mutatása” opciót is a keresés előtt.